Ende Juni 2020 schloss Marco sein Mandat bei einem führenden, schweizerischen Logistikkonzern ab. Als Leiter strategisches Konzerncontrolling bestand seine Aufgabe neben anderen darin, gemeinsam mit einem kleinen Team und den Geschäftsbereichen, die mittelfristige Finanzplanung der strategischen Neuausrichtung zu erstellen. Eine Aufgabe mit hohem Kommunikations- und Koordinationsbedarf. ... inmitten der ersten Covid 19-Welle und der darauf folgenden Home-Office Weisung.
Ein Auftrag mit einigen, über die übliche strategische Finanzplanung hinausgehenden, zusätzlichen Herausforderungen. Gilt es, neue Geschäftsfelder und eine neue Konzernstruktur einzubauen, so multipliziert sich der Schwierigkeitsgrad und damit die Herausforderung. Reportingapplikationen können die neue Konzernstruktur und neuen Geschäftsbereiche nicht abbilden. Mangels vergleichbarer Daten ist die Realisierbarkeit und Plausibilität von Planwerten neuer Geschäftseinheiten nur sehr schwierig zu beurteilen. Wird der Kreis der Eingeweihten aufgrund der Vertraulichkeit der Strategie stark limitiert, so kompliziert sich die Daten- und Informationsbeschaffung nochmals erheblich.
Einmal mehr wurde deutlich, wie wichtig es ist, erteilte Kompetenzen und der Zugang zu Informationen in Einklang mit der übertragenen Verantwortung und den erteilten Aufgaben zu bringen. Dies gilt für alle Delegationskonzepte und insbesondere für den Interim-Manager. Denn von diesem wird eine kurze, selbständige Einarbeitungsphase und die rasche Lieferung von Ergebnissen erwartet. Lesen Sie nachfolgend mehr zu diesem spannenden Mandat.
Werkzeuge
Unternehmen ab einer gewissen Grösse setzen auf professionelle Reportingapplikationen. Neben vielen anderen, notwendigen Parametern, ist die detaillierte Hinterlegung der Unternehmensstruktur für das korrekte Funktionieren unablässig. Kann aufgrund der hohen Vertraulichkeit deren Anpassung im Rahmen eines strategischen Planungszyklus' nicht abgebildet werden, sind notgedrungen Lösungen ausserhalb der vertrauten Reportingumgebung zu finden.
Idealfall
Durch den Einsatz der vorhandenen Reportingplattform können bestehende Standardberichte, Auswertungen, Kennzahlen usw. weiterhin eingesetzt und in einem dem Management und Verwaltungsrat gewohnten Format als Entscheidungsgrundlage zur Verfügung gestellt werden.
Mangels besserer Möglichkeiten: Excel als Alternativlösung
"Logisch, na und?" In der Tat die naheliegende Lösung. Kompliziert wird die Sache bei der Umsetzung: 35 Organisationseinheiten in 7 Geschäftsbereichen, Intercompany-Eliminationen, zum Konzern verdichtet, jederzeit auf die Organisationseinheit auflösbar bleibend, verdoppeltes Zahlenwerk durch abweichende Bewertungsregeln (z.B. interne/externe Rechnungslegung) und Ergebnisveränderungen aus strategischen Massnahmen zusammengefasst in Veränderung des bisherigen Geschäfts, Wachstum durch Neugeschäft und Rationalisierungsmassnahmen.
Sind zudem 35 standardisierte Planwerte und 10 bis 20 individuelle pro Geschäftseinheit zu organisieren, jederzeit die Vergleichbarkeit zur vorjährigen Planung in der bisherigen Organisationsstruktur mit der neuen sicherzustellen und die finanzielle Wirkungen der Verschiebung von Organisationseinheiten jederzeit transparent aufzuzeigen, wird die Anforderung an die dafür notwendigen Daten und deren Struktur mit Excel ziemlich komplex.
Vorbereitung und Durchführung
Modulare Bausteine - der Schlüssel zur einfachen Flexibilität und Szenarienabbildung
Bei einem strategischen Umbau sind zum Zeitpunkt der ersten Planung oft noch nicht alle Entscheidungen definitiv verabschiedet und es Bedarf der Präsentation mehrer Szenarien.
Realisieren lässt sich dies, in dem die Planwerte einer Organisationseinheit auf mehrere Planelemente aufgeteilt werden. Beispiel:
1. Basisplan mit der Fortschreibung der bisherigen Geschäftsentwicklung
2. Neue Marktfelder mit konservativer Markt- und Marktanteilsentwicklung
3. Neue Marktfelder mit "realistischer" Markt und Marktanteilsentwicklung
4. Finanzielle Wirkung von Preisentwicklungsszenarien (auch mehrere)
Werden Geschäftseinheiten neu formiert, braucht es als Basis den Vergleich zur letztjährigen Planung in der bisherigen Konzernstruktur. Es braucht folglich in jedem Datensatz die Information der organisatorischen Einordnung in der bisherigen und der neuen Konzernstruktur. Sind verschiedene Hierarchiestufen in beiden Szenarien darzustellen, braucht es alleine für die korrekte Einreihung sechs bis acht Spalten in der Datentabelle.
Die organisatorische Einreihung in mehreren Szenarien verkompliziert den einzelnen Datensatz. Finanzielle Szenarien vervielfachen die Anzahl Datensätze um die Anzahl darzustellender Szenarien und Vorjahresvergleiche. Gleiches gilt für das Szenario, zur möglichen Veräusserung einer Geschäftseinheit. Hier zeigt sich, weshalb der Definition der Datentabelle und folglich die einheitlich zu erhebenden Daten pro Geschäftseinheit von absolut zentraler Bedeutung sind.
Der Einbruch der ersten Covid-Welle brachte zusätzliche Schwierigkeiten: Erkrankte Arbeitskolleginnen und -kollegen reduzierten mit deutlich längerer Rekonvaleszenz die sonst schon knappen personellen Ressourcen. Die dadurch dauernd ändernde Teamzusammensetzung und die in der 1. Covid-Welle neue Zusammenarbeit auf Distanz brachte die Arbeit im Team an und teilweise über die Grenze des Machbaren.
Trotzdem konnten schliesslich alle gesteckten Ziele erreicht werden: Management und Verwaltungsrat verfügten über die jeweils aktuellsten Planungsinformationen. Nachvollziehbar, transparent und in verständlicher, einheitlicher Darstellung präsentiert - vom ersten Entwurf bis zur Genehmigung und Verabschiedung.
Dazu der Auftraggeber
"Marco führte seine Aufgaben zielbewusst,
konsequent und effizient durch."
weiter führt er aus
"Er verfügte über Einsatzbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein und
hohes analytisches Verständnis."
Zum Abschluss des Mandates der zusammenfassende Kommentar des Auftraggebers
"Wir haben ihn als umgänglichen, angenehmen und zielorientierten Kollegen kennen
gelernt, welcher seine Aufgaben zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt."
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VB management. Interim manager. Partner. Nicht Berater.
VB management bietet als unabhängiger, professioneller Partner Interim Management- und Projektdienstleistungen für die strategische und operationelle finanzielle Führung von Unternehmen und Institutionen an.
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