ERP Systeme kosten eine Stange Geld. Egal ob teuer oder günstig: Deren Standardreports decken gerade einmal den 08/15 Bedarf ab. Zusätzliche programmieren zu lassen ist meistens prohibitiv teuer. Ein Plädoyer und Wege für mehr Dynamik im Berichtwesen welches bereits heute sowieso mehrheitlich aus ad-hoc Reports besteht.
A U S G A N G S L A G E
ERP Systeme sind darauf ausgelegt, Unternehmensprozesse wie die Beschaffung, Produktion und Logistik oder administrative Tätigkeiten wie Auftragsverarbeitung und Buchhaltung mit reichem Funktionskatalog optimal zu unterstützen. Das für die Unternehmenssteuerung unerlässliche Berichtwesen enthält im ausgelieferten Systemstandard allerdings oft nur ein unzureichendes, allgemeines Minimum.
Verknüpfte, betriebswirtschaftliche Analysen oder die Möglichkeit flexibler ad-hoc Berichte fehlen in der Regel. Bescheidene Gestaltungsmöglichkeiten erinnern zudem oft an längst überholte Technologien. Die Antwort der Hersteller darauf ist einhellig: Die individuellen Bedürfnisse der Kunden erfordern sowieso kundenspezifisch programmierte Berichte.
Eine meist relativ teure, statische Lösung. Wettbewerbsbedingte Veränderungen von Märkten, Produkten, Dienstleistungen verlangen wiederholt teure Anpassungen solcher Reports. Ad-hoch Reports resultieren fast jedes Mal in der Neuerfindung des Rads. Der berühmte Report auf Knopfdruck liegt in weiter Ferne.
A L T E R N A T I V E 1: R E P O R T I N G A P P L I K A T I O N
Eine stattliche Anzahl von Herstellern von Reportingapplikationen wirbt mit seinen Produkten um die Gunst von Kunden. Die besten arbeiten mit modernsten Technologien, integrierten und kombinieren eine Vielfalt an Datenquellen und -formaten unter anderem aus dem ERP System und stellen Information verständlich verdichtet dar. Man könnte also annehmen, es gäbe genug Lösungen für dieses Problem.
Bis zur Implementation. Wie oft bei Software-Projekten, liegt auch hier der Teufel im Detail:
D A T E N Q U E L L E U N D - F O R M A T
- Welche Daten brauche ich überhaupt?
- Wo sind die Quellen?
- Sind die Daten in einem Format verfügbar, welches die Applikation verarbeiten kann?
A U S W E R T U N G D E S D A T E N B E R G S
- Wie werden Daten aufgeschlüsselt und einfach verdichtbar gemacht um Fakten knackig und verständlich präsentieren zu können?
D A T E N K O N S I S T E N Z
- Wie stelle ich die Datenkonsistenz sicher?
- Entspricht der nach Märkten, Produkten und Kunden aufgeschlüsselte Umsatz immer noch demjenigen der Datenquelle?
K N O W - H O W U N D A B H Ä N G I G K E I T E N
- Sind die technischen Fertigkeiten für den Betrieb einer solchen Applikation im Unternehmen vorhanden?
- Entsteht eine neue, teure Abhängigkeit von Dritten?
Die Lizenzierung solcher Applikationen geht oft ziemlich ins Geld. Erhebliche Zusatzkosten für die Einführung kommen noch oben drauf. Ohne die Aneignung applikationsspezifischen Wissens bleiben die im Setup eingerichteten Reports statisch und sind nur mit externer Unterstützung und verlängerter Bereitstellungszeit anpassbar. Effizientes ad-hoc Reporting braucht andere Rahmenbedingungen.
A L T E R N A T I V E 2: E X C E L
Excel hat den Ruf einer Bastellösung. Zu unrecht wie ich finde. Es muss einen Grund haben, weshalb sich auch heute noch in den Finanzabteilungen selbst grösserer Unternehmen eine unzählbare Menge von Excel Files insbesondere für ad-hoc Reports auf den Dateiservern finden lassen.
Mittelfristplanungen und Budgets habe ich offen gestanden der Effizienz Willen selber bisher stets mit Excel erstellt oder als Excel File zum Review erhalten.
Ein paar Überlegungen dazu:
F L E X I B I L I T Ä T
Excel ist an Flexibilität kaum zu überbieten. Wer die Applikation einigermassen kennt, ist in der Lage ansprechende Analysen und Darstellungen zu bauen. Ein ganz grosses Pro bei ad-hoc Reports.
D Y N A M I K
Dank der Flexibilität und dem meist passabel vorhandenen Know-how sind Anpassungen bestehender oder der Bau neuer ad-hoc Reports deutlich dynamischer verfügbar. Lösungen unter Einbezug Dritter dauern länger.
K N O W - H O W
Finanzer, Buchhalter und Controller sind heute mehr oder weniger vertraut mit Excel und bringen mindestens ein Basis Know-how, im Idealfall gar fortgeschrittene Kenntnisse mit.
K O S T E N
Excel als Teil der Microsoft Office Suite ist meistens bereits lizenziert. Zusätzliche Lizenz- und Implementations- oder Programmierkosten fallen keine an.
Beispiel eines anonymisierten, hochautomatisierten Dashboards auf Excel Basis
Fairerweise ist zu ergänzen, dass mit steigender Komplexität der Files beim Austritt des Autors/der Autorin ohne detaillierte Übergabe oft niemand mehr das File versteht und es so früher oder später aufgegeben und neu gebaut wird.
Es ist meines Erachtens allerdings generell eine zentrale und laufende Führungsaufgabe, die ausreichende Verteilung und damit Sicherstellung des Know-hows sicherzustellen. Das Problem sollte nicht erst bei Personalfluktuationen adressiert werden.
Z E N T R A L E S P R O B L E M 1: R E L E V A N T E D A T E N
In jedem Fall ist zur Feststellung relevanter Daten die Kenntnis um die wirtschaftliche Mechanik in Ihrem Unternehmen zentral (siehe Newsletter vom 29.8.2019). Erst dann sind Sie in der Lage zu bestimmen, welche Daten wie aufgeschlüsselt für die Unternehmenssteuerung benötigt werden.
Es ist die vorausschauende, geschickte Selektion, Kombination und Aufschlüsselung vorhandener Daten, angereichert mit analytischen Basisberechnungen welche die Voraussetzung für ein effizientes ad-hoc Reporting schafft.
Z E N T R A L E S P R O B L E M 2: D A T E N C O N T A I N E R
Egal wie Reports generiert werden: Zentral ist eine konsistente, stabile und leicht auswertbare Datenbasis, welche verschiedene Quellen kombinieren kann. Je nach Ausgangslage sind dabei Probleme wie nicht lesbarer Datenformate oder inkonsistente Daten aus dem Weg zu räumen.
Abhängig vom Datenvolumen ist der Datencontainer zu wählen. Das können eine oder multiple Exceltabellen, eine Microsoft Access Datenbank oder andere Lösungen sein. Eventuell ist der Einsatz einer professionellen Datenbank nötig.
Insbesondere für das ad-hoc Reporting ist die einfache, effiziente Datenaktualisierung und -abfrage von zentraler Bedeutung.
Sind Sie zufrieden mit Ihrem Berichtwesen?
Kontaktieren Sie mich. Gerne unterstütze ich Sie mit der Erfahrung erfolgreich abgeschlossener Projekte und qualifizierter Fachpraxis tatkräftig und mit handfesten Ergebnissen bei der Verbesserung, Modernisierung oder dem Auf- bzw. Neubau Ihres Berichtwesens.
Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme und Ihre Gedanken
im Kommentar dieses Newsletters.
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